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Hier so meine Gedanken zum Thema Multitasking im Beruf

Ursprung/ Begriff

Der Begriff „Multitasking“ kommt ursprünglich aus der Computertechnik und beschreibt die Fähigkeit eines Betriebssystems, mehrere Aufgaben (Tasks) scheinbar gleichzeitig zu erledigen. Der Fokus liegt hier auf dem Wort „scheinbar“. Der Prozessor kann eben nicht mehrere Aufgaben zur gleichen Zeit, sondern auch nur nacheinander ausführen. Der Eindruck der Gleichzeitigkeit entsteht durch die sehr kurze Zeit des Hin- und Herschaltens zwischen den Aufgaben.
Heute wird der Begriff „Multitasking“ allerdings mehr mit den Themen Beruf und Stress in Verbindung gebracht.

Multitasking im Beruf

Was in der Computertechnik sinnvoll und gewollt ist, wird  im Arbeitsleben immer mehr erwartet und praktiziert. Es kommt fast ständig zu Situationen bei denen mehrere Dinge sofort entschieden und/oder bearbeitet werden müssen.
Gleichzeitig E-Mails lesen, telefonieren, zwischendurch Fragen von Kollegen beantworten und sich zusätzlich im Hinterkopf mit einem anderem Problem befassen. Über einen kurzen Zeitraum kommen die meisten mit solchen Situationen  ganz gut zurecht, bei einigen Menschen ist die Toleranzgrenze dafür sogar recht hoch. Leider kann man sich, ohne es selbst zu merken, schnell an einen solchen Zustand gewöhnen.

Multitasking- Folgen für die Arbeitsleistung

Die meisten Menschen glauben Zeit zu sparen, wenn sie möglichst viele Dinge zu gleichen Zeit erledigen. Oft wird eine solche Arbeitsweise  von den Vorgesetzten sogar erwartet.
Bei komplexen Aufgaben, oder einer großen Anzahl von Tätigkeiten, welche zur gleichen Zeit ausgeführt werden, führt diese Arbeitsweise jedoch nicht zum erwarteten Erfolg  sondern eher zu einer höheren Fehlerquote.
Meist fressen die notwendigen Nacharbeiten den gefühlten Zeitvorteil, den man durch Multitasking erreichen will, schnell wieder auf.
Der Erfolg ganzer Projekte ist zum Scheitern verurteilt, wenn grundlegende Schritte der Projektarbeit (Analyse/ Definition, Entwurf, Test, Implementierung, Auswertung der Ergebnisse) vernachlässigt werden. Oft müssen dann noch mehrere Projekte gleichzeitig zu den eigentlichen Arbeitaufgaben bearbeitet werden. Die Ergebnisse sind dann meist der fragwürdige Erfolg des Projektes und der enorme Stress aller beteiligten Mitarbeiter.

Multitasking- Folgen für die Gesundheit

Forschungsergebnisse haben gezeigt, dass Multitasking Stress erzeugt. Temporär kann  Stress stimulieren und bei erfolgreichen Ergebnissen zu einem positiven Gefühl beitragen. Auf Dauer kann der Mensch ein solches Feuerwerk an Reizüberflutungen jedoch nicht ertragen. Kopfschmerzen, Nervosität und Schlafstörungen sind dann meist die Folgen. Es ist ein schleichender Prozess. Bis zu einem gewissen Maß kann man sich an solche Ausnahmesituationen durchaus gewöhnen. Oft fallen die Folgen der Überbelastung jedoch erst auf, wenn sie sich durch Unwohlsein oder Krankheit äußern.
Spätestens hier sollte man die Notbremse ziehen und überlegen was man ändern kann.

Multitasking/ Stress- was kann man tun?

Zunächst sollte man an sich selbst arbeiten und sich folgende Fragen stellen:

  • Muss wirklich immer alles sofort erledigt werden?
  • Muss ich mich wirklich dafür rechtfertigen, wenn ich länger als einen halben Tag eine E- Mail nicht beantwortet habe?
  • Muss ich immer erreichbar sein?
  • Wie kann ich es schaffen, ein bis zwei Stunden an nur einem Projekt/ Thema arbeiten zu können?

Ich denke zwei Dinge sind hier enorm wichtig. Zum einen  ein funktionierendes Zeitmanagement und zum anderen die Möglichkeit abschalten zu können.

Für ein erfolgreiches Zeitmanagement gibt es viele Modelle. Welches das richtige ist muss jeder für sich selbst herausfinden.
Hier einige grundlegende Schritte  (unabhängig vom Modell):

  • Erarbeiten einer möglichst detailierten Übersicht über alle Arbeiten.
  • Muss ich alle diese Arbeiten wirklich selbst erledigen?
  • Was sind regelmäßige Aufgaben? Wieviel Zeit benötige ich dafür?
  • Festlegen von definierten Zeitfenstern in denen diese Arbeiten erledigt werden.
  • Zeitfenster für Projektarbeiten definieren.
  • Zeitfenster für Meetings definieren und diese den Kollegen mitteilen.
  • Tages-, Wochen- und Monatsplan erstellen.

Dann testen, testen, testen. Es wird mit Sicherheit nicht gleich funktionieren und man wird zunächst viel Zeit mit dem Zeitmanagement verbringen.
Wichtig ist vor allem: der Zeitplan muss mit den Mitarbeitern abgestimmt sein, und es funktioniert nur wenn sich alle Beteiligten daran halten. Dazu ist viel  Selbstdiziplin notwendig. Störungen, wie dringende und/oder unvorhergesene Arbeiten oder Meetings sollten den Zeitplan nicht ständig durcheinander bringen. Leider zeigt die Praxis, dass es gerade hier  die größten Probleme gibt. Kollegen, Vorgesetzte (und man selbst) haben sich längst daran gewöhnt, und erwarten es auch, ihre Mitarbeiter jederzeit erreichen zu können.
Ein erster Test könnte sein, das Telefon während der Pausen abzustellen. Mal sehen was passiert.

Anstoß und Unterstützung für ein funktionierendes Zeitmanagement muss auch vom Unternehmen kommen bei dem man beschäftigt ist. Auch oder gerade in wirtschaftlich anspruchsvollen Zeiten darf es  nicht egal sein ob die Mitarbeiter unter permantenten Stress stehen.

Sehr deutlich zeigen sich hier die Abhängigkeiten zwischen Berufs- und Privatleben. Die Auswirkungen von Dauerstress und vielen Überstunden sorgen für Spannungen im Familienleben. Man ist gereizt, schlecht gelaunt, redet nur noch über die Arbeit und fühlt sich ausgebrannt. Dies verstärkt  wiederum die Unzufriedenheit mit der  Situation im Beruf.  Ein Teufelskreis aus dem man unbedingt ausbrechen sollte.

Abschalten können

Wichtig ist es  neben einem funktionierendem Zeitmanagement, welches ein stressfreies Arbeiten ermöglicht, einen Weg zu finden nach Feierabend abschalten zu können. Wer hier auf Dauer Probleme hat, sollte unbedingt das Gespräch mit Freuden und/oder der Familie suchen.
Eine große Hilfe können  Ausdauersportarten wie Radfahren und Jogging sein. Diese sind meist ohne große Vorbereitungen spontan möglich. Als Anfänger sollte man es aber moderat angehen lassen. Es ist wie überall: Ubertreibung schadet nur.  Eine einfache Möglichkeit die Grenze zur Übertreibung zu erkennen ist es, beim Jogging nur so schnell zu laufen, dass man sich noch unterhalten könnte. Durch regelmäßiges Training kann man so immer längere Strecken ohne Probleme zurücklegen. Hier kommt es eher darauf an, länger als schneller zu Laufen. Mit der Zeit wird man feststellen, dass man sich ausgeglichener fühlt.
Wird fortgesetzt…………….